1、礼貌性与规范性

A、格式规范： 很多人忽视了一封邮件中的字体大小、格式排列等，这好比一个人穿衣，不注意整体形象，随意搭配，会给人不好的印象，同样一封邮件不考虑浏览者的感受，客户会反感的。

B、主题明确：如果不注意回复邮件时的标题 ,客户会以为是垃圾邮件，导致客户直接Delete 。

C、4C原则：生意人讲究的是效率，假如邮件内容繁琐浪费时间，那等同于谋财害命，因此邮件要简洁、清晰，有所侧重，另外邮件不能出现单词、语法的错别。

D、礼貌用语：做生意要讲究"和气生财"，所谓先交朋友再做生意，语气不要太生硬，另外在称呼上也要注意，毕竟有些客户是很在意的。对于有些满足不了客户需求的，不要一口气回绝，也不要避而不谈。而应该婉约表达，或是给客户一个不能满足的解释。

2、回复内容专业性

像上面提到的，在了解自己的基础上去回复客户的询盘。对客户提到的关于产品参数、功能、认证、方案等是否有一个清晰的了解，如果一个外贸人对产品都不熟，如何才能让客人相信呢，谁也不愿意把自己身体交给一个实习医生去治，客户也是同样的心理。

3、报价专业性

不同国家、不同身份客户对价格敏感度不同，因此报价时要具体情况具体对待，根据订单量、交货时间、季节不同、贸易术语给出个性化的报价，当然也要留有余地的报价。此外，报价方式采用国际通用的报价方式，通常使用FOB、CFR、CIF三种价格。

FOB：成本+国内费用+预期利润

CFR：成本+国内费用+出口运费+预期利润

CIF：成本+国内费用+出口运费+出口保险费+预期利润

4、图片清晰

如果客户要图片，一定要清晰，而且多几个不同方位的细节图，"一张好的图片就是一个无声的销售员",但要注意图片容量大小，方便客户浏览与接收。

5、回复及时

客户当天的询盘，一定要当天回复，这是回复询盘的首要原则。此外，回复客户询盘时，还需要考虑客户所在国的时差和工作习惯，“因国而异”地选择回复时间。对于日本、韩国的客户询盘，最好在2个小时内回复，欧洲客户在下午三点前一定要回，美国客户，则必须在下班前回复。

另外，如果可以，最好回复之后给予客户电话回复，提醒客户注意查收邮件。

订单的获得，都是用心付出的回报，也只有时时把客户放在心中，用心去服务客户，在每个环节都能用心把控，就比别人一次次优秀，当然，也就会有回报。

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